Administration et communication

• Organiser les assemblées générales et extraordinaires des copropriétaires et du conseil d'administration

• Accueil téléphonique durant les heures de bureau (9h a 17h) et fournir une ligne téléphonique d'urgence disponible 24h/24 et 7j/7

• Tenir à jour le registre des parties privatives conformément à l’article 1070 du code civil du Québec

• Tenir à jour tous les registres exigés par la loi 16, loi 122, loi 141

• Communiquer avec les notaires et courtiers immobiliers dans le cadre du processus de vente des unités privatives ou de refinancement hypothécaire

• Conseiller le conseil d'administration visant à l'aider à prendre des décisions pertinentes et dans l'intérêt du syndicat

• S'assurer du respect des règlements de la déclaration de copropriété

• Fournir une plateforme disponible en ligne pour permettre aux copropriétaires et administrateurs de consulter et télécharger les documents faisant partie du registre du syndicat

• Gestion des requêtes et réclamations des copropriétaires

Gestion financière

• Facturation et encaissement des charges communes dans le compte du syndicat

• Paiement des fournisseurs

• Gestion des comptes à recevoir selon une procédure établie avec le CA

• Tenue des livres comptables, production des états financiers annuels et mensuels pour le CA

• Conciliation bancaire mensuelle

• Déclaration d'impôts et mise à jour annuelle au registraire des entreprises

• Préparation du budget annuel prévisionnel

• Utilisation du logiciel Condo-Manager pour la production des états financiers

• Organisation visant à réduire les dépenses du syndicat et augmenter la valeur de votre investissement en choisissant des prestataires de service concurrentiels dans chaque secteur d'activité

Travaux et gestion des lieux

• Service d'urgence disponible 24 heures sur 24 et 7 jours sur 7

• Gestion des travaux d'entretien et de réparation des parties communes

• Gestion complète des dégâts d'eau et autres sinistres

• Visites régulières des immeubles afin de s'assurer du bon état des espaces communs et fournir régulièrement un rapport aux administrateurs

• Stocker et conserver toute les archives, plans et documents faisant partie du registre du syndicat

• S'assurer du respect des tâches fournies aux différents prestataires de service de l'immeuble

• Effectuer l'appel d'offre, récolter et négocier les soumissions, et faire effectuer tous les travaux nécessaires à la conservation, la réparation et l'entretien de l'immeuble

• Renouveler et négocier les contrats du syndicat

• Assurer une communication régulière avec le conseil d'administration ainsi que le surintendant

• Tenir à jour le carnet d'entretien